L’événementiel et la gestion de projets font partie de notre raison d’être professionnelle ! Nous sommes ainsi à votre disposition pour relever ensemble tous les défis et vous proposer une prestation complète pour organiser l’événement qui vous ressemble.
Aujourd’hui, nous vous invitons à lire notre parcours pour l’organisation de la 5e édition de Nature & Jardin, qui a eu lieu les 26 et 27 mai 2023, place de la Victoire à Clermont-Ferrand. Depuis la rédaction du cahier des charges jusqu’à la promotion de la manifestation, en passant par la rédaction et le respect du budget, retour sur ces derniers mois !
Étape 01 – définir les contours de l’événement
Lors de l’organisation d’un événement, la première étape consiste à le définir, pour savoir ce que l’on souhaite proposer au public (quelle.s cible.s ?) et pourquoi (objectifs ?), comment le toucher (quels outils et canaux ?) et quelle est la forme la plus adaptée (soirée privée, salon, portes ouvertes, etc. ?). Lors de la rédaction de ce cahier des charges, le budget représente (évidemment) un point essentiel, car il va calibrer l’envergure du projet, ses possibilités et les options…
L’événement Nature & Jardin a été créé en 2018 par l’association des commerçants du centre-ville historique de Clermont-Ferrand “Cœur de ville”. Les 105 adhérents misent sur l’événementiel pour dynamiser leur quartier, attirer de nouveaux flux de clients et fédérer les habitants autour de thématiques grand public. Depuis la 1ère édition, Com’ Commerce est associée au projet en tant que prestataire. L’agence avait alors pour mission de créer le visuel et nouer des partenariats (exposants et animations). À l’occasion cette année du 5e anniversaire de Nature & Jardin, Cœur de ville a souhaité donner une nouvelle envergure à l’événement, pour lui permettre de se développer et être à la hauteur de ses ambitions, mais aussi des attentes et besoins des visiteurs. L’organisation de l’événement a ainsi été entièrement confiée à l’agence.
Le lieu n’était pas discutable : c’est la place où tous les événements de Cœur de ville ont lieu. La beauté de “la Victoire”, au pied de la cathédrale, représente un écrin de choix. La date a été également rapidement définie, entre les Saints de glace et la fête des mères.
Étape 02 – les acteurs de l’événement
Pour organiser un événement de ce type, il faut tout d’abord pouvoir accueillir les exposants dans des conditions optimales à la valorisation de leurs produits et services, tout en respectant un budget limité.
Nous avons choisi de travailler avec Romain Bas de la société “Régie Air”, séduites par ce couteau suisse expérimenté et sa solution “abris-bois” pour créer des stands modulables. Ces espaces étaient complétés par des stands “nus”, plus à même d’accueillir les pépiniéristes, paysagistes, etc. Romain a revêtu le rôle de régisseur technique, assurant toute la logistique et la mise en place de Nature & Jardin.
Côté partenaires, le Conseil départemental du Puy-de-Dôme, l’association Clermont-Ferrand Massif central 2028 et Cerfrance ont soutenu financièrement l’événement. Radio Scoop était à nos côtés pour augmenter la visibilité de l’édition. Pascal Larrieu, responsable promotion de la station, a également facilité la venue d’Adrien Jougler, DJ et animateur de la radio, pour la nocturne de Nature & Jardin (le vendredi soir jusqu’à 22h). Une animation appréciée par les restaurateurs de la place de la Victoire, à la recherche d’une ambiance conviviale à proximité de leurs terrasses. Enfin, Veir Magazine a apporté sa pierre à l’édifice en offrant des numéros que nous avons eu plaisir à redistribuer aux visiteurs.
Côté animations, il était essentiel qu’un joli pôle se forme. Nature & Jardin est un événement à portée pédagogique, porteur de sens. Il était donc indispensable de se démener et que des animations et ateliers participatifs gratuits soient au programme. Nous avions une certaine pression : à événement familial, animations au top ! Ce fut le cas grâce à la présence des Jardiniers des pays d’Auvergne, fidèles participants depuis la première heure. Nous avons demandé à l’association de mettre en place un atelier jardinage, permettant aux enfants de repartir avec des plants à repiquer chez eux. Landestini était également partie prenante de ce pôle, avec des ateliers organisés pour le public scolaire (bombes à graines et abris à chauve-souris). En parlant des scolaires, les classes accueillies ont adoré le partage de connaissances du groupe Chaîne des puys de la Ligue de protection des oiseaux. Pour finir sur cet espace, l’artiste Cœur de grap, “Talent 2022” de la ville de Clermont-Ferrand animait un atelier aquarelle et a permis aux visiteurs d’exprimer leur créativité au travers de la fresque “dessine moi ta nature”.
Précisions concernant les scolaires : il nous tenait à cœur de proposer aux écoles clermontoises de participer à Nature & Jardin. Cela représente un travail aussi conséquent que satisfaisant. 11 classes, de 7 établissements différents, se sont succédées place de la Victoire tout au long du vendredi 26 mai. Un plaisir intense pour nous de voir ces 200 élèves de la petite section de maternelle au CM2 apprendre et s’amuser…
Côté exposants, la commercialisation a mobilisé l’équipe durant plusieurs semaines. La rédaction des documents de présentation et de commercialisation a permis à l’équipe de montrer l’étendue de ces capacités, forte de son expérience en événementiel. Le marché a comptabilisé au final 17 exposants. L’offre proposée aux visiteurs était variée et recouvrait de nombreux domaines d’activités liés à la thématique. Pour retrouver la liste des exposants et leurs coordonnées, nous vous invitons d’ailleurs à visiter le site Internet développé par nos soins :
Étape 03 – la communication
Sur cette partie, l’équipe s’est évidemment fait plaisir car nous avions carte blanche pour faire vivre visuellement cette 5e édition. L’identité visuelle se voulait raffinée, élégante, délicate, inspirée des formes et couleurs de la nature. Nous avons pu décliner le visuel sur de nombreux supports et notamment un flyer et des publications sur les réseaux sociaux, gérés par nos soins. Les relations presse se sont articulées autour de l’envoi de deux communiqués de presse, de l’organisation d’une conférence de presse et de l’accueil des journalistes sur place. À noter : le point presse a été animé par nos soins, car cela fait aussi partie de nos compétences ! Le dossier de presse, tout comme la vidéo réalisée par RS Visuals et le site Internet créé par l’agence, représentent désormais des supports intéressants pour valoriser le travail fourni par l’agence.
Étape 04 – la logistique et la technique
Bientôt le jour J !
Le moment est venu de finaliser les détails, notamment techniques, et de travailler conjointement avec Régie Air et la mairie de Clermont-Ferrand pour que l’événement soit une réussite. Ainsi, dans le cadre d’un tel événement, il faut penser à l’installation technique des exposants (accès et stationnement, avec les difficultés d’un centre-ville piéton), à la nocturne (où installer le DJ ? quelles sont les autorisations à obtenir ?) et au public (comment communiquer sur site ? comment gérer les animations ?).
J-1
Jeudi 25 mai, Régie Air installe les abris bois, délimite les espaces “nus”, travaille conjointement avec la Mairie…
Jour J
Le vendredi 26 mai commence tôt le matin avec l’installation des exposants. Notre équipe est disponible pour n’importe quelle interrogation, pour résoudre les problèmes ou difficultés rencontrés par les exposants et prestataires.
Nous avons choisi d’inaugurer l’événement à 10h, en présence de représentants de Cœur de Ville mais aussi d’élus et de partenaires. Cela nous a permis d’ouvrir officiellement l’événement et d’accueillir à nouveau la presse.
Tout au long des deux journées de Nature & Jardin, notre équipe était présente sur la place de la Victoire pour répondre aux questions, orienter le public et les scolaires, assister les exposants et le régisseur technique ; bref pour s’assurer que tout se passe bien ! Ainsi, en cas de problème, de n’importe quelle nature, nous étions opérationnelles et prêtes à résoudre les difficultés.
Enfin, samedi soir, après deux jours intenses, nous avons participé à la désinstallation des stands et nous avons échangé avec chaque exposant pour recueillir leurs retours et connaître les points positifs et négatifs de cet événement.
Le mot de la fin
Nous tenons à remercier l’association Cœur de Ville de sa confiance pour l’organisation de cet événement mais aussi tous nos prestataires et partenaires pour leur soutien ! Com’ Commerce ne compte pas s’en tenir là… Actualité à suivre 😉.
